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香典帳とは?作成方法は?記録する項目は?自作のメリットやデメリット、活用方法を徹底解説!

目次

香典帳とは頂いた香典などを整理し、記録する帳簿のこと

香典帳とは、通夜や葬儀などで頂いた香典が「誰から・いくら頂いたのか」を記録しておくための帳簿のことです。制作者は、喪主側です。

いつ作成する?

葬儀中はとても忙しく、香典帳と向き合う時間は作れません。比較的時間がとれる葬儀が済んだあとに整理されると良いでしょう。

芳名帳との違い

香典帳と似た言葉に「芳名帳」があります。芳名帳とは、参列者自身が自分の情報を書き残すもの。香典帳同様に「氏名・住所・電話番号」を記入することが一般的ですが、香典の額を参列者が記入することはありません。

記入者氏名住所電話番号香典の額
香典帳喪主側
芳名帳参列者×

表で確認できる通り、帳簿への記入者と香典の額を記入するかどうかが大きく異なるポイントです。この二つは似た言葉ですが、全く別のもの。違いを理解しておきましょう。

香典帳に書き残すべきこと3つ

香典帳の作成を開始する際はこのあとご紹介する項目に注意し、記録していきましょう。

お相手の名前

お相手の名前は必ず控えましょう。また、後日にお礼状や香典返しを贈ることを想定し、氏名の漢字を間違わないか要注意!漢字を間違って発送してしまってはお相手にも大変失礼です。間違いやすい漢字が使われている方には特に注意しましょう。

例: 高橋or髙橋 宮崎or宮﨑 小坂or小阪

お相手の住所

香典返しを発送する場合に住所が分からないと、手配ができません。ご住所もしっかり残しておきましょう。この際、郵便番号から残しておくことがオススメです。

頂いた金額

香典返しの品物を選ぶ際の参考になるため、金額も忘れずに控えておきましょう。

供花、弔電、お供物の内容も残す方が良い

葬儀の際に頂戴するものは香典だけではありません。供花、弔電、お供物もいただくことがあるでしょう。その場合も香典帳に残しておくことがオススメです。この情報があれば、お礼状を送る際にも供花、弔電、お供物を頂戴したことへのお礼を忘れずに記載できます。

メモ欄の用意も検討して

通夜や葬儀には多くのお客様がお越しです。弔問に訪れずれた方全てを把握していくことはなかなか叶いません。「この人誰だっけ?」と頭を抱えることを予防するためにも、メモ欄は有効です。ぜひ用意を検討してみてください。

香典帳の活用方法

香典帳を作成しておくと、様々なタイミングで活用していくことが可能です。作成は手間だと感じるかもしれませんが、残しておくととても便利なので制作を検討しましょう。

香典返しの参考に

香典帳を活用するタイミングとして、最も重要なシーンが香典返しです。香典を頂戴した後には、いただいた香典の額に見合う品を「香典返し」として渡す必要があります。その際、「だれに・いくらもらったのか」が分からないと品物を選ぶことができません。この部分をカバーするべく、香典帳を残しておくことは重要だといえます。

法事の案内に

葬儀後は一周忌や三回忌など、さまざまなタイミングで法事を開催します。その際のご案内を送ったり伝えたりする場合にも、香典帳が活躍します。相手の氏名や住所が一覧で確認できるので、お便りを送る場合もスムーズに進められるでしょう。

自分が香典を渡すときになった場合の参考に

今回香典を頂いた方は、今後、自分が香典を渡す側となることも考えられます。その際に「いくら香典をいただいたのか」が香典帳で確認できれば、お渡しする金額を決める目安とできますね。

香典帳は自作がオススメ

香典帳は、市販の慶事用記録ノート等に記入することで手軽に残すことが可能です。しかし、項目が限られていて自分が残したいと考えている情報全てをまとめられない場合も。その際は、別のノート等にまとめて管理することになってしまいます。手間がかかるだけでなく、何冊もノートを管理するのでは情報を見落とす可能性も否定できません。

そこでオススメの方法が「香典帳を自作すること」です。

香典帳を自作することで、自分が残しておきたい項目を1箇所にまとめることが叶います。管理もこれだけで済むため、情報を見落とすことも減るでしょう。

自作方法1)ノートに手書きする

香典帳を使いやすいノートなどに記録し、自分らしく管理していくことは手軽に取り組める方法です。ノートにまとめるため、いつでも確認しやすいことも手書き香典帳のメリットとなるでしょう。

一方で、手書き特有のトラブルとして文字の乱れにより「何と書いてあるか読めない」ことも想定できます。さらにボールペンで書いてしまうと修正が必要になった際に面倒です。

金額計算時に電卓などが必要なので、パソコンを使用しての作成と比較すると手間ががかります。

自作方法2)表計算ソフトで管理する

パソコンを使用できる場合、エクセル等の表計算ソフトで管理していくことがオススメです。加筆や修正も簡単にでき、文字の崩れもないため確認しやすいことが表計算ソフト管理のメリットいえます。また、インターネットを利用し、表計算ソフトで作成された香典帳テンプレートのダウンロードも可能!こういったテンプレートを使用すれば、作成の手間も省けます。

しかし、パソコン上だけで管理しているとパソコンが壊れてしまったり、うまく保存できていなかったりするとデータが消えてしまう可能性も。USB等にバックアップをとっておくことや、プリントアウトして書面でも残しておくことがおすすめです。

自作方法3)ソフトやアプリで管理する

エクセル同様にパソコンを使用できる場合は、香典を管理する目的で製作された「管理ソフト」の使用もオススメです。インターネットを使用し、ダウンロードすれば活用できるため、エクセルより手軽に利用できることがメリットです。

ソフトで管理できる項目は予め決まっている事が多いため、自分が残したい情報が細かく決まっている場合は、思うようにまとめられない可能性も。その場合は、表計算ソフト等を利用し、一から管理する方が良い場合もあります。

また、香典管理を目的としたアプリも登場しています。スマートフォンでも手軽に作成できるため、アプリの活用もオススメです。

自分で作成できない場合はどうする?

時間がない、パソコンが使えないなど、様々な事情で「香典帳を自作したいが、作成できない」場合も考えられます。その場合は、家族の中に作成できる人がいないか相談しましょう。

それでも難しい場合は、葬儀会社の方に相談されると良いですね。他にも香典帳の作成サービスを請け負っている会社もあります。葬儀や葬儀後は何かと忙しいため、外部に委託し自分の手間を減らすことも検討しましょう。

香典帳とは、頂いた香典などを把握するために自作も可能な帳簿

香典帳にさまざまな情報をまとめることは、時間と手間がかかります。しかし、一度まとめておくと香典返しの際はもちろん、自分が香典を渡す側となったときにも役に立つアイテムとなるため、ぜひ作成しておきましょう。

もちろん自作も可能です。自分の残したい情報をまとめ、わかりやすく残しておくことが香典帳を上手く活用できる方法だといえますね。

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