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《挨拶状例文付き》家族葬は報告が大切!参列者・参列を辞退いただく場合の案内方法は?

葬儀を家族葬で開催するとき、注意しなければならないポイントは「周囲への報告・案内」にあります。家族葬というスタイルが浸透してきているとはいえ、従来から実施されている一般葬と混同している方もいらっしゃるでしょう。手順を追って丁寧に対応する姿勢が大切です。

この記事では、参列者はもちろん、参列を遠慮して頂く方に対しての案内方法をご紹介していきます。報告や挨拶状の例文を掲載している箇所もあるので、ぜひ参考にして下さい。

目次

まずは菩提寺へ報告

家族葬での故人の見送りを決断したら、まずは菩提寺へ報告・相談しましょう。その際は、故人の遺志や家族の意向で家族葬を執り行う旨をしっかり共有できるように努めます。菩提寺と意思疎通がうまくいってない場合、納骨時などにトラブルが起きることもあるため注意しましょう。

また決まった菩提寺がない場合は、どこに依頼するのかを考える必要があります。

葬儀社に同席を依頼してもOK

葬儀になれている人は少ないもの。特に初めて喪主・遺族として執り行う葬儀の場合は、不安が大きいものです。先に葬儀社に相談し、どのように進めることが良いのか確認してみましょう。葬儀社に同席いただき、菩提寺へ報告する方がスムーズに進む場合もあります。

参列者・参列辞退それぞれに報告を

家族葬の実施を決めたら参列頂く方はもちろん、参列をご遠慮頂く方に対しても連絡を入れる必要があります。その際、相手に「参列を依頼するのか」「参列を控えていただくのか」により、案内の内容が異なるため注意しましょう。

参列してほしい方への連絡

葬儀へ参列を依頼する方へは、まず訃報を電話で連絡しましょう。葬儀の詳細が決まっていない段階でも、訃報はできるだけ早く伝えることが望ましいといえます。

その後、葬儀の日程や時間、会場等の詳細が決まった後で改めて報告の一報を入れます。この時は詳細を確認しやすいよう、メールやFAX、SNSのメッセージツールなど詳細が記録できるものを活用すると良いでしょう。相手にメモさせることもなく、再確認する際にも活用できます。

また、相手に連絡を入れた際に香典や供花等を辞退する意向を決めている場合は、併せて伝えることが重要です。

電話連絡の例

イキカタ太郎の息子、一郎でございます。

本日午後6時にかねてから病気療養中でございました父が亡くなりましたのでお知らせいたします。

通夜ならびに葬儀・告別式は、父の希望により家族葬で実施したいと考えております。詳細はこのあと決めて参りますが、山田様にはぜひご参列いただきたく、ご案内申し上げました。

ほかの皆さまには葬儀後に通知したいと思っておりますので、ご承知頂ければと思います。

なお、内輪の葬儀でございますので、香典や供花などはご辞退致したいと思っております。どうぞご心配なさいませんようお願いいたします。

メール案内例文

件名 葬儀日程等の件

△△様

先ほどご報告致しました 父 イキカタ太郎 の葬儀につきましてご案内申し上げます

日時 通夜   ◎月◎日(木)18時より

   葬儀告別式  ◎月◎日(金)10時より

場所 葬祭センター◎◎

   住所 

   電話番号 000-000-0000

喪主 イキカタ一郎

尚 この度の葬儀につきましては故人の遺志により家族葬にて執り行いたいと存じます

また納棺式は13時30分より同会場葬にて実施致します

お時間お繰り合わせのうえ ぜひご参集頂ければと存じます

イキカタ一郎

送りっぱなしに注意

訃報案内は電話を活用し伝えていくことが多いですが、葬儀の日程や場所、時間といった詳細は後日の連絡とすることが一般的です。その際はハガキなどの文書で案内をお送りするのではなく、メールやSNSなどのコミュニケーションツールを活用することも問題ありません。

ここで注意したいことが「送りっぱなし」など、お伝えが一方的にならないようにすること。特に相手が普段使用しないツールを利用して連絡を取ってしまった場合に「見ていなかった」と詳細が伝えきれないことも考えられます。

一定期間をおいても相手からのリアクションや返信がない場合は、再度電話でお伝えするなど、きちんと内容が伝わっているかどうかを気にかけるようにしましょう。

参列辞退していただく方への連絡

葬儀への参列をご遠慮いただく方にも連絡を入れる必要があります。その際は「近親者のみの家族葬で実施予定」という内容をお伝えしましょう。ハガキ等を活用する場合は「会葬辞退」の案内状を送付すると良いでしょう。その文面には「故人並びに遺族の意志により、葬儀は近親者で執り行います」と明記することがおすすめです。

なお、香典や供花等も辞退する予定がある場合は、連絡時にお伝えするようにしましょう。

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忌明けに挨拶状で事後報告する

参加をご遠慮いただく方には事前に訃報を伝えず、忌明けに挨拶状等で事後報告する方法もあります。その文面には「葬儀は近親者のみで執り行い、無事に終えていること」を明記しましょう。

事後報告の場合の挨拶状例文

父 イキカタ 太郎 儀 

かねてから病気療養中でございましたが去る一月二十一日に

九十二歳の天寿を全うし永眠いたしました 

ここに謹んでご通知申し上げます

本来ならば早速申し上げるべき処ではございますが 

ご通知が遅れましたこと深くお詫び申し上げます

尚 葬儀におきましては 故人の生前の遺志により

誠に勝手ながら家族のみにて執り行いました

御供物 御香典につきましても 故人の遺志によりご辞退申し上げます

生前の御厚誼に深謝し失礼ながら哀心より御礼申し上げます

〒810-8721

福岡県福岡市中央区天神一-四-一

イキカタ 一郎

喪中ハガキを利用した挨拶状例文

なお、年末が近い場合には喪中ハガキで代用することも可能です。

近所へのお知らせは必要に応じて

地域によっては、訃報を知らせずとも近所に伝わることも考えられます。訃報を知った近所の方々はお手伝いが必要と感じ、手伝いを名乗り出ることなどもあるでしょう。そのため「家族葬で実施する」ことを訃報と共に伝える必要があります。

また地域によっては、回覧や掲示板等を活用し「家族葬で実施するため参列はご辞退ください」との意向を伝えられる場合もあります。回覧が可能かどうか、自治会長や組長などの役員へ連絡し、相談してみましょう。

地域の慣習を大切にした上で、近所の方々の気持ちを無碍に扱わないよう配慮することも大切だといえます。

近所への報告例文

◎◎地区班長 △△様

かねてから病気療養中であった父、イキカタ太郎 が他界いたしましたのでご報告申しあげます。

通夜ならびに葬儀・告別式は、父の希望により家族葬で実施したいと考えております。

また、故人の遺志により一般参列、御香典、弔電、御供物などの御厚志につきましても失礼ながら辞退させていただきたく存じます。

葬儀手伝い等のお気遣いも不要と考えておりますので、何卒ご理解のほどよろしくお願い申しあげます。

隣近所の方々を含め、◎◎地区の皆さまには生前よりご厚情を賜り、誠に感謝しております。

故人の遺志であることにご理解頂き、今後とも何卒よろしく申しあげます。

イキカタ 一郎

会社への報告も忘れずに

故人がまだ会社に努めている場合は、家族から会社への報告が必須です。家族に訃報があった場合も自身が勤める会社へ伝えておくようにしましょう。なお、会社によっては「弔慰金」をもらえる事があったり、有給休暇の他に「忌引休暇」を取得できる場合もあるため、報告が得策となるケースもあります。

その際は「葬儀は家族葬で予定する」と、しっかり伝えることが重要です。家族葬であることが会社に伝わっていないと、職場の方だけでなく取引先やお付き合いのある会社関係の方などが弔問に訪れ、遺族の以降に沿わない葬儀となってしまいます。

また、香典や供花の辞退を決めている場合は、その内容もしっかり伝えておきましょう。

さらに、急な不幸の場合は、予定している仕事がストップする可能性も考えられます。スケジュールに応じて、業務の引き継ぎが可能かどうかも調整することも必要です。

会社への報告例文(家族に訃報があった場合)

営業部部長 △△様

かねてから病気療養中であった父が他界いたしましたのでご報告申しあげます。

死亡者:イキカタ太郎

続柄:実父

死亡日時:◎年◎月◎日 

また、葬儀参加のため、休暇を取得したく存じます。日時に関しては下記の通りです。

日時 通夜   ◎月◎日(木)18時より

   葬儀告別式  ◎月◎日(金)10時より

場所 葬祭センター◎◎

   住所 

   電話番号 000-000-0000

なお、葬儀は親しい者のみで家族葬を執り行うこととなりました。

また、故人の遺志により一般参列、御香典、弔電、御供物などの御厚志につきましても失礼ながら辞退させていただきたく存じます。

何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

イキカタ一郎

休暇中、何かございましたら下記携帯電話までご連絡のほど、よろしくお願い申し上げます。

イキカタ一郎個人携帯番号:090-0000-0000

家族葬を決めたらもれなく報告をおこなうことでトラブルを回避しよう

家族葬は故人をゆっくり見送れるというメリットがある反面、報告や連絡不足がトラブルをもたらし得るというデメリットがあります。トラブルを回避するためにも、参列者だけでなく、参列をご遠慮頂く方への連絡を確実におこないましょう。

またイキカタ編集部が実施した西日本新聞読者モニター調査によると、家族葬の経験がある方は全体の57.9%と必ずしも多くない結果となりました。招待したいと思っている方全員が、家族葬の経験があるとは言えないため、報・連・相を大切に情報を共有していくと良いでしょう。

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家族の訃報で心が痛む時ではありますが、連絡に行き違いや伝え漏れがないよう、注意することが大切です。

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